Algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden behorende bij de dienstverlening van FlexFocus
Deze algemene voorwaarden gelden voor al onze diensten, tenzij expliciet is aangegeven dat de voorwaarden gelden voor:
A = Bemiddeling zzp’ers
B = Training en coaching
C = Verhuur flexibele werkplekken en vergaderruimten
D = Lidmaatschap FlexFocus
1 Begripsomschrijvingen
In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:
a FlexFocus: alle natuurlijke en rechtspersonen die uit hoofde van hun functie of samenwerkingsverband met FlexFocus optreden als medewerker van FlexFocus.
b Gebruiksovereenkomst (C): de overeenkomst tussen FlexFocus en huurder waarin de fysieke plek, de datum of data van ingebruikneming, het gebruik van overige faciliteiten, de prijs en de looptijd zijn vastgelegd. Dit betreft werkruimte op onze hoofdvestiging in Amsterdam. Voor andere locaties kan een derde worden ingeschakeld, waarbij andere begripsomschrijvingen en voorwaarden gelden.
c Huurder (C): de natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van een werkplek en/of vergaderruimte bij FlexFocus op de hoofdvestiging.
d Kandidaat (A): een bij de Kamer van Koophandel ingeschreven zelfstandige zonder personeel (zzp’er), die gebruik maakt van de diensten van FlexFocus.
e Kandidaat c.q. kandidaten A): de natuurlijke of rechtspersoon c.q. personen die FlexFocus op
f Opdrachtbevestiging: een document met de beschrijving van de opdracht, de afgesproken werkwijze, de duur van de opdracht en de tariefstelling.
g Opdrachtgever: (een of meerdere medewerkers van) bedrijven of instellingen waaraan FlexFocus een of meerdere van haar diensten levert.
h Trainer (B): iedere coach/trainer, die namens FlexFocus training en/of coaching bij een opdrachtgever verzorgt.
i Verhuurder (C): FlexFocus.
j Lid/ leden (D): de natuurlijke of rechtspersoon die geregistreerd staat bij FlexFocus als FocusMember.
j Wederpartij: opdrachtgever en/of kandidaat en/of lid en/of huurder.
2 Grondslag offertes
De offertes van FlexFocus zijn gebaseerd op de informatie die door wederpartij is verstrekt. Wederpartij garandeert dat zij naar beste weten daarbij alle essentiële informatie heeft verstrekt. FlexFocus zal de door haar te verrichten diensten naar beste inzicht en vermogen, en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren.
3 Het betrekken van derden
Het betrekken of inschakelen van derden bij de door FlexFocus te leveren diensten door wederpartij geschiedt uitsluitend in onderling overleg.
4 Tarieven en kosten
Voor alle diensten van FlexFocus geldt de tariefstelling zoals aangegeven op de website, tenzij anders overeengekomen en vastgelegd tussen FlexFocus en wederpartij.
5 Intellectuele eigendom
Alle modellen, technieken, instrumenten en overig materiaal dat door FlexFocus wordt ontwikkeld en gebruikt ten behoeve van de overeengekomen levering van diensten blijven eigendom van FlexFocus. Het is aan wederpartij wel toegestaan om kopieën te maken ten behoeve van de eigen organisatie als redelijkerwijs verondersteld kan worden dat deze bijdragen aan het doel zoals door wederpartij geformuleerd bij de aanvang van de dienstverlening door FlexFocus. Openbaarmaking is te allen tijde verboden.
6 Betalingsvoorwaarden
a De facturen van FlexFocus worden berekend aan de hand van de door opdrachtgever voor akkoord getekende overeenkomst(en). Opdrachtgever moet er daarom op toezien dat de overeenkomst(en) volledig juiste gegevens en alle gemaakte afspraken bevat. Voor alle betalingen geldt een termijn van 14 dagen na factuurdatum, tenzij dit nadrukkelijk anders is overeengekomen en vastgelegd in separate overeenkomsten met opdrachtgever.
b FlexFocus betaalt de zelfstandige professionals die werkzaam zijn bij opdrachtgevers door bemiddeling van FlexFocus uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de factuur, tenzij nadrukkelijk anders is overeengekomen tussen partijen.
c Wanneer wederpartij in gebreke blijft, behoudt FlexFocus zich het recht voor om diensten en/of opdrachten met onmiddellijke ingang te beëindigen tot het moment van betaling door wederpartij.
d Wederpartij verbeurt een boete van 2% per dag dat de betaling binnen had moeten zijn met een minimumbedrag van € 750,00. FlexFocus verhaalt incassokosten en andere financiële verplichtingen die door FlexFocus zijn gemaakt - met als doel het openstaande bedrag te incasseren - op wederpartij.
7 Toepasselijkheid van deze voorwaarden
a Deze algemene voorwaarden maken deel uit van separate opdrachtbevestigingen en/of overeenkomsten tussen FlexFocus en wederpartij.
b Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Amsterdam. Wederpartij ontvangt vóór of bij het doen van een aanbieding of bij het aangaan van een overeenkomst een exemplaar van deze algemene voorwaarden.
c De algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, werkzaamheden, offertes en overeenkomsten tussen FlexFocus en wederpartij en haar rechtsopvolgers.
d Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen en vastgelegd tussen FlexFocus en wederpartij. FlexFocus is niet gebonden aan de algemene voorwaarden van een opdrachtgever voor zover die afwijken van deze voorwaarden.
e Wanneer een of meerdere bepalingen uit deze voorwaarden nietig is/zijn of wordt/worden vernietigd, blijven de overige bepalingen van deze voorwaarden volledig van kracht. FlexFocus en wederpartij treden in overleg om nieuwe bepalingen overeen te komen, dit ter vervanging van de nietige of vernietigde bepalingen. Het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling(en) worden hierbij zo veel mogelijk in acht genomen.
8 Aansprakelijkheid
a FlexFocus is aansprakelijk voor tekortkomingen in de dienstverlening, die het gevolg zijn van niet in acht genomen zorgvuldigheid, deskundigheid en vakmanschap waarop bij het tot stand komen van de overeenkomst mag worden vertrouwd.
b De onder a genoemde aanspraken van de opdrachtgever moeten binnen één jaar na het ontdekken van de schade zijn ingediend.
c FlexFocus is niet aansprakelijk voor schade ontstaan bij wederpartij, indien wederpartij het ontbreken van zorgvuldigheid en deskundigheid kan worden verweten. FlexFocus zal eventuele aanspraken binnen een jaar na vaststelling ervan bij wederpartij indienen.
9 Geheimhouding
Partijen verplichten zich wederzijds tot geheimhouding, ook nadat de werkzaamheden voor of bij de opdrachtgever zijn beëindigd. De geheimhouding betreft alle bedrijfsaangelegenheden waarvan partijen weten dan wel redelijkerwijs kunnen vermoeden dat geheimhouding vereist is, ongeacht de wijze waarop deze hun ter kennis is gekomen.
10 Beëindiging, wijziging en verlenging
a Opdrachtgever laat FlexFocus uiterlijk één maand voordat het aantal geschatte uren door de kandidaat zal worden behaald, schriftelijk weten of opdrachtgever de opdracht wenst te verlengen (A).
b De opdracht kan met onmiddellijke ingang en zonder rechterlijke tussenkomst geheel of gedeeltelijk zonder opzegging worden ontbonden in de volgende gevallen:
- bij surseance van betaling of faillissement van een van beide partijen;
- bij een dusdanige ernstige tekortkoming in de naleving van deze algemene voorwaarden en de opdracht door een van beide partijen dat redelijkerwijs van de andere partij niet kan worden verlangd verder te gaan met de uitvoering van de opdracht.
11 Garanties
FlexFocus gaat uitermate zorgvuldig te werk bij het selecteren van kandidaten en verzekert zich voor zover mogelijk van de geschiktheid van die kandidaten. FlexFocus verstrekt de opdrachtgever omtrent de uiteindelijke geschiktheid van de kandidaat geen garanties. FlexFocus gaat er daarbij van uit dat de inlichtingen die de kandidaten over zichzelf hebben verstrekt, of die van referenten over hen zijn verkregen, juist zijn.
12 Strekking en uitvoering van de opdracht (A)
a De strekking van de opdracht is het uitvoeren van werkzaamheden zoals die gedefinieerd zijn in de opdrachtbevestiging die strekt tot werving en selectie van kandidaten.
b De wijze van uitvoering van de opdracht wordt beschreven in de opdrachtbevestiging. Een opdrachtbevestiging bevat in ieder geval afspraken over de volgende onderwerpen:
- de werkwijze ten aanzien van werving en selectie,
- het honorarium, en
- andere kosten.
De opdracht wordt als geslaagd beschouwd wanneer een door FlexFocus voorgestelde kandidaat werkzaamheden gaat verrichten bij of voor opdrachtgever, in welke functie ook.
13 Verplichtingen wederpartij bij werving & selectie zzp’ers (A)
a Wederpartij onthoudt zich van activiteiten die FlexFocus bij het vervullen van de opdracht kunnen belemmeren of haar activiteiten kunnen doorkruisen.
b Indien opdrachtgever reeds over mogelijke kandidaten beschikt voordat de opdracht ingaat, meldt opdrachtgever dit aan FlexFocus. In goed overleg wordt dan bepaald hoe en tegen welke voorwaarden FlexFocus deze kandidaten kan betrekken in de vervulling van de opdracht.
c Wederpartij is verplicht FlexFocus onmiddellijk op de hoogte te stellen wanneer een kandidaat werkzaamheden voor of bij de opdrachtgever gaat verrichten. Opdrachtgever is verplicht om - op verzoek van FlexFocus en tot aan de beëindiging van de opdracht - FlexFocus direct te voorzien van kopieën van alle correspondentie tussen opdrachtgever en de kandidaat en van alle correspondentie van en naar iedere derde partij in verband met de kandidaat. Onder geen enkele voorwaarde mag opdrachtgever, in welke vorm dan ook, contact opnemen met een bedrijf waar de door FlexFocus voorgestelde kandidaten ooit werkzaam zijn geweest, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FlexFocus. Opdrachtgever is niet gerechtigd gegevens over kandidaten aan derden door te geven. Opdrachtgever verplicht zich alle stukken vertrouwelijk te behandelen. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever om indien nodig een werkvergunning te verkrijgen voor de kandidaat. Dit geldt ook voor het verkrijgen van andere zaken, zoals wettelijk benodigde vergunningen, medische verklaringen en certificaten, over de kandidaat.d Wanneer een kandidaat door de opdrachtgever wordt afgewezen of wanneer een kandidaat het aanbod van de opdrachtgever afwijst, is het opdrachtgever gedurende een periode van twaalf maanden nadat FlexFocus de Kandidaat aan opdrachtgever heeft voorgesteld, niet toegestaan die kandidaat een (arbeids)overeenkomst of een overeenkomst van opdracht, dan wel een overeenkomst van enigerlei andere aard, direct of indirect, hetzij tegen vergoeding, hetzij om niet, aan te bieden, die kandidaat aan derden te introduceren, of die kandidaat op enigerlei wijze aan te moedigen om een contractuele relatie – op welke grond dan ook – aan te gaan met hetzij een gelieerde rechtspersoon, een natuurlijke persoon of een onafhankelijke derde ongeacht of kandidaat zelfstandig of via een derde optreedt.
e Voor elke overtreding van het gesteld onder d en zonder enige aanspraak op kwijtschelding, vermindering of uitstel van betaling van het honorarium van FlexFocus, verbeurt opdrachtgever aan FlexFocus een onmiddellijk opeisbare boete ter hoogte van € 25.000 en een boete ter hoogte van € 1.000 voor iedere dag dat de overtreding voortduurt, onverminderd het recht van FlexFocus om volledige schadeloosstelling inclusief rente en kosten te vorderen.
14 Identificatie en persoonsgegevens (A)
a Opdrachtgever stelt bij de aanvang van de werkzaamheden c.q. indiensttreding van de kandidaat diens identiteit vast aan de hand van het originele identiteitsdocument en neemt een afschrift van dit document op in zijn administratie.
b Opdrachtgever behandelt de hem in het kader van de terbeschikkingstelling ter kennis gekomen persoonlijke gegevens van de kandidaat vertrouwelijk en verwerkt deze in overeenstemming met de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens.
c De kandidaat levert alle documenten in bij FlexFocus, welke van belang zijn voor het vervullen van een opdracht. Hieronder vallen bijvoorbeeld de VAR, Kvk-nummer, BTW-nummer.
d FlexFocus is niet aansprakelijk voor boetes of claims die opdrachtgever worden opgelegd, omdat hij zijn verplichtingen als onder a en b bedoeld, niet is nagekomen.
15 Specifieke bepalingen Training & coaching (B)
a FlexFocus selecteert de in te zetten trainer/coach aan de hand van bij FlexFocus bekende hoedanigheden, deskundigheid en expertise en aan de hand van door opdrachtgever aan FlexFocus verstrekte inlichtingen betreffende de uit te voeren trainingen en/of coaching.
b FlexFocus is vrij in de keuze van de trainer of coach die op een aanvraag worden ingezet. Bij de selectie van trainers/coaches neemt FlexFocus de uiterste nauwkeurigheid in acht. Opdrachtgever is gehouden zich voor of onmiddellijk na de aanvang van de werkzaamheden ervan te verzekeren of de trainer/coach aan de verwachtingen voldoet.
FlexFocus aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid indien bij of na aanvang van de training of coaching de trainer/coach niet aan de verwachtingen voldoet.
c Bij coachtrajecten vindt een intakegesprek plaats tussen coachee en de geselecteerde coach. Indien tijdens dit gesprek blijkt dat de coach en coachee onverenigbare inzichten hebben over het aan te vangen coachtraject en/of ten aanzien van de kwaliteiten van de coach, zal FlexFocus in overleg treden met de opdrachtgever teneinde een passende oplossing te vinden. Eventuele nieuwe afspraken die hieruit voortvloeien worden vastgelegd in een opdrachtbevestiging.
d Indien de trainer/coach zich meldt op de afgesproken tijd en plaats voor het verrichten van de training/coaching, maar door opdrachtgever niet in staat wordt gesteld de training/coaching aan te vangen, is opdrachtgever gehouden aan FlexFocus 80% van de te betalen factuur inzake de desbetreffende opdracht te betalen, onverminderd de overige verplichtingen van opdrachtgever jegens FlexFocus.
e Indien de opdrachtgever de afgesproken trainingen/coachingen 48 uur voor aanvang annuleert, is opdrachtgever ten minste gehouden tot het betalen aan FlexFocus van 50% van de factuur, onverminderd de overige verplichtingen van opdrachtgever jegens FlexFocus.
f Indien de opdrachtgever de afgesproken trainingen/coachingen langer dan 48 uur voor aanvang annuleert, betaalt opdrachtgever aan FlexFocus 25% van de te betalen factuur inzake de desbetreffende opdracht, onverminderd de overige verplichtingen van opdrachtgever jegens FlexFocus.
g Het is een opdrachtgever uitdrukkelijk verboden rechtstreeks afspraken te maken, verbintenissen aan te gaan of op enigerlei wijze opdrachten overeen te komen met door FlexFocus ingezette/geplaatste trainers/coaches. Dit geldt tot aan één jaar na afloop van de laatst door of namens FlexFocus uitgevoerde opdracht voor de opdrachtgever.
h Een opdrachtgever, die met een bij hem ingezette trainer/coach rechtstreeks afspraken wil maken, verbintenissen wil aangaan of op enigerlei wijze opdrachten wil overeenkomen, moet daarvan schriftelijk kennis geven aan FlexFocus en moet hiervan van FlexFocus schriftelijk om toestemming ontvangen.
i Wanneer opdrachtgever rechtstreeks afspraken maakt, verbintenissen aangaat, op enigerlei wijze opdrachten overeenkomt voor derden met de betrokken trainer/coach, zal hij aan FlexFocus een schadevergoeding van € 5.000 moeten betalen ter dekking van diens overhead- en andere kosten. Dit bedrag is ineens en onmiddellijk opeisbaar.
16 Aanvullende bepalingen Verhuur flexibele werkplekken en vergaderruimte (C)
a Flexibele werkplekken worden verhuurd op
b Een overeenkomst vangt aan op de eerste dag van een maand en eindigt op de laatste dag van een maand.
c Verlenging van de overeenkomst is mogelijk voor een minimumduur van één maand wanneer de afspraken hierover uiterlijk twee weken voor het einde van de eerste contractduur worden gemaakt.
d Het opzeggen van de overeenkomst kan tussentijds geschieden met inachtneming van een opzegtermijn van één maand vóór de einddatum van het contract.
e De overeenkomst eindigt van rechtswege op de laatste dag van de overeengekomen termijn om uiterlijk 17.30 uur.
f Het bedrag van de eerste factuur dient uiterlijk twee dagen voor de ingangsdatum van het contract ontvangen te zijn op de rekening van FlexFocus. Wanneer de betaling twee dagen voor de ingangsdatum niet is ontvangen, wordt de overeenkomst nietig verklaard en kan de werkplek aan derden worden verhuurd.
g Voor de overige betalingen geldt een betalingstermijn van 14 dagen na factuurdatum.
h De bedragen van verhuur zijn exclusief 19% btw.
i De huisregels van FlexFocus zijn van toepassing en maken onderdeel uit van de huurovereenkomst. Wanneer deze niet nageleefd worden, kan FlexFocus besluiten de overeenkomst met onmiddellijke ingang eenzijdig op te zeggen.
j Gebruikers zijn verplicht alle zaken geheim te houden waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze niet bedoeld zijn voor derden, ongeacht de wijze waarop de huurder deze informatie heeft verkregen.
k FlexFocus is niet aansprakelijk voor eventuele schade toegebracht aan derden door huurders van een flexibele werkplek als gevolg van het gebruik van de flexibele werkplek.
l FlexFocus is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor uitlatingen, schriftelijk of mondeling, gedaan door huurders van een flexibele werkplek, noch is FlexFocus verantwoordelijk voor eventuele schade als gevolg hiervan.
m FlexFocus behoudt zich het recht voor de gebruiksovereenkomst eenzijdig en met onmiddellijke ingang op te zeggen indien zij zich daartoe genoodzaakt ziet als gevolg van misbruik, wangedrag en/of alle andere zaken waarvan redelijkerwijs verondersteld kan worden dat FlexFocus hiervan schade ondervindt of gaat ondervinden.
n Verhuur van vergaderruimte vindt plaats op
o Annuleren van de vergaderruimte is mogelijk. Bij annuleren gelden de volgende voorwaarden:
- annuleren langer dan een maand van tevoren: restitutie van 100% van het oorspronkelijke factuurbedrag, wanneer dit bedrag reeds is gestort op de rekening van FlexFocus;
- annuleren in de periode van één maand tot twee weken van tevoren: restitutie van 75% van het oorspronkelijke factuurbedrag, wanneer dit bedrag reeds is gestort op de rekening van FlexFocus;
- annuleren gedurende één tot twee weken voor de gereserveerde datum: 50% restitutie van het oorspronkelijke factuurbedrag, indien dit bedrag reeds is gestort op de rekening van FlexFocus;
- annuleren gedurende één week van tevoren tot en met de gereserveerde datum: geen restitutie van het oorspronkelijke factuurbedrag.
17 Aanvullende voorwaarden lidmaatschap FlexFocus (D)
a Betalende leden van FlexFocus worden aangeduid als FocusMember en hebben de volgende privileges:
- 10% korting op alle diensten met uitzondering van de tarieven behorende bij werving en selectie van zzp-ers
- gratis toegang tot netwerkbijeenkomsten
- voorrang in de selectie voor opdrachten bij werving en selectie
- FocusMembers kunnen waarderingssterren ontvangen en zodoende referenties opbouwen bij FlexFocus
- prominente plaats op de website
b Op het lidmaatschap zijn de tarieven van toepassing zoals vermeld op de website.
c Opzeggen van het lidmaatschap kan aan het einde van de lidmaatschapsduur door middel van een schriftelijke mededeling hiertoe door de FocusMember met inachtneming van een maand opzegtermijn voorafgaande aan de einddatum van het lidmaatschap.
d Tussentijds opzeggen is niet mogelijk.
e Het lidmaatschap wordt automatisch en stilzwijgend verlengd.
18 Slotbepalingena Op alle overeenkomsten is het Nederlands recht van toepassing.
b Bij geschillen proberen FlexFocus en wederpartij deze onderling op te lossen, eventueel door bemiddeling van een onafhankelijke derde. Indien zij geen oplossing vinden, is het Nederlands recht van toepassing.